익산시는 지난 2일(수) 오후 2시에 본청 회의실에서 2018년 제2차 기록물 평가심의회를 가졌다.

평가심의회는 법정 보존기간이 만료된 기록물의 폐기, 보존기간 재책정, 폐기 보류 등의 적정여부를 판단하는 것으로 총 5만 261권의 문서가 생산부서의 의견조회와 기록물관리전문요원의 심사를 거쳐 심의회에 상정됐다.

기록물평가심의회는 안전행정국장을 위원장으로 기록물의 행정적·역사적·법률적 가치평가를 위해 내부위원 3명과 외부위원 2명으로 구성돼 있다.

이번에 열린 기록물평가심의회는 본청과 직속기관 및 사업소, 각 읍면동 행정복지센터의 보존기간이 만료된 기록물을 대상으로 보존가치를 선별·판단하여 ▲폐기여부 ▲보존기간 재책정 ▲한시적 업무참고를 위한 폐기 보류 등을 심의했다.

이는 보존기간 경과 기록물에 대한 폐기의 적정여부를 판별하고 보존 가치가 높은 중요 기록물에 대한 보존기간의 조정 및 기록물의 적시 폐기로 서고 공간의 활용성을 증대·보전비용의 절감을 위해 이뤄졌다.

김용신 행정지원과장은 “이번 기록물 평가 폐기를 통해 단순한 보존가치를 소멸한 기록물을 폐기함은 물론 중요문서와 보존가치가 높은 기록물을 집중 보존해 효율적인 기록물관리가 될 것으로 기대된다”며 “폐기절차에 차질이 없도록 최선을 다하겠다”고 말했다.

한편 심사 대상 기록물은 생산부서 의견조회와 기록물전문요원의 심사를 거쳐 평가심의회에서 심의를 하는 것이자 보존 문서와 폐기 문서를 분류하는 과정의 착오를 최소화하기 위한 절차로 평가심의회에서 폐기로 확정된 기록물은 개인정보 및 비공개정보가 유출되지 않도록 문서파쇄 전문업체와 계약을 맺고 기록물관리전문요원의 지도하에 파쇄할 예정이다.